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電子媒体の文書の扱い

PC操作

紙媒体以上の注意を

文書の定義は、時代と共に変化しています。一昔前の文書と言えば、紙の上に文字で表した物を指しましたが、今では様々な種類の文書が存在します。文字を含まないイラストや図面、立体模型までが文書として扱われるようになったのはつい最近のことです。要するに組織の経営や運営のために重要な役割をする殆どの存在が文書なのです。そして、一般の文書も紙ベースの物だけでなく、パソコンなどに保存された物も文書として成立します。最近では、ペーパーレス社会を目指して、文書の殆どを電子媒体に保存する企業が増えています。そのような企業では、機密文書と言える文書も電子媒体の形を取っています。機密文書を電子化すれば、文書の盗難は防げますが、ハッキングに関しては十分な警戒が必要です。日頃の管理や処理についても、安全を考慮して行う必要があります。電子化された機密文書は、一般社員が印刷することはできません。しかし、文書の改訂の時などは、その制御を解く場合があるので要注意です。紙媒体の機密文書のように、廃棄処理に手間は掛かりませんが、そこにも別の落とし穴があります。機密文書を保存していたパソコンを廃棄処理する場合は、完全に初期化することが必須です。もし、廃棄処理されたパソコンのデータが復旧してしまえば、関単に機密文書が流出する危険性があります。電子化社会では、紙媒体の文書を処理する以上の注意が求められるのです。そして、その技術も日進月歩で進化しています。