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重要文書を廃棄する

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プロに委ねることも大切

機密文書とは、会社にとって、秘密を保持する必要のある書類を指します。会社が扱う機密文書は、その性質によって、極秘文書、秘文書、社外秘文書の3種類に分けられます。これらの文書は、会社の運営上極めて重要な事項を記しており、社内でも限られた人しか見ることができません。極秘文書などはコピーも制限されるため、書類の保管も厳重にしなければなりません。これらの機密文書を保管するためには、秘密が漏れないように厳重に注意しなくてはなりません。普段は、鍵のかかる引き出しや金庫などに入れておくことが求められます。ただ、年数が経てば機密文書の情報も古くなり、新しい文書と差し替える必要が出てきます。差し替えが行われた古い機密文書は、速やかに処理する必要が生じます。その際、元の内容が分からない様にすることが重要です。廃棄する文書が数十枚程度なら、シュレッダーの処理で十分です。しかし、千枚を超えるような枚数となると、プロの処理業者に委ねることが賢明です。文書処理の専門業者は、書類を引き取る段階で、処理用の封筒や段ボール箱に入れて封印をしてくれます。一度封印された物は再び開封されることはありません。その後に不要となった機密文書は、封印された袋や箱ごと溶解処理に回されます。ここまで徹底して処理が為されれば、文書が社外に漏れる心配はありません。溶解処理の費用は、それほど高額ではありません。3才サイズの段ボールが3個までの依頼で、約一万円が相場となっています。