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文書を適正に廃棄する

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安全な廃棄の方法は

企業には機密性の高い文書が存在します。機密文書の殆どは、金庫などの鍵のかかる庫内に厳重に保管されています。機密文書の多くは、会社の上層部に人間しか閲覧できない様になっています。しかし、時間が経てば機密文書の内容も変更や改定が必要になります。差し替えられた機密文書は、適正な処理を施されて廃棄する必要があります。一般の文書であれば、下っ端社員にシュレッダー処理を言いつければ、それで済みます。が、機密性の高い文書は、外部流出を防ぐためにも、一般社員の目に触れないようにしなければなりません。そのためには、専門の処理業者に任せるのが賢明と言えます。文書専門の処理業者に委託すれば、機密文書の扱いは厳重に行ってくれます。機密文書の引き取りの際には、専用の封筒や段ボール箱に入れて、会社担当者立ち合いの下に、封印をしてくれます。一度封印した物は、再び開封されることなく、専門の工場で溶解処理を行います。処理された文書は判読不可能となるので、最も安全な処理方法と言えます。現在では、機密文書も電子化の動きがあり、紙ベースの文書が大量に廃棄される傾向が続いています。古い文書と言えども、世の中に出ることを憚る内容の物は、この方法がベストと言えるでしょう。一方、文書の電子化が進むに連れて、文書処理の専門業者は数が減っています。適当な業者が見つからない時は、産業廃棄物処理業者に、社外秘文書として依頼することもできます。